إنشاء بطاقة مورد وإدارتها
ترتبط كل فاتورة شراء وكل تسديد ببطاقة مورد. أنشئها مرة واحدة، مع معرّفاته ورقم حسابه البنكي: ثم تعيد كابس استعمالها في كل إدخال.
قبل البدء
- تُفتح صفحة الموردون من القائمة الجانبية، بصلاحية الموردون.
- يتطلب إنشاء بطاقة أو تعديلها أيضًا صلاحية الإنشاء والتعديل. ودونها، لا يظهر الزر مورد جديد ويبقى حفظ معطّلًا.
- لا تقترح كابس استيراد الموردين من ملف: تُنشأ البطاقات واحدة تلو الأخرى. ويُخرج الزر تصدير القائمة بصيغة إكسل.
إنشاء مورد
في صفحة الموردون، انقر على مورد جديد.
اختر شخص ذاتي أو مهني.
في الهوية القانونية، أدخل اسم المورد (الحقل الإلزامي الوحيد، 100 حرف على الأكثر). وبالنسبة إلى فرع في المغرب، أكمل إن أمكن المعرّف الموحد للمقاولة (15 رقمًا)، والتعريف الضريبي، والسجل التجاري، ورقم الضريبة المهنية، ورقم الانخراط في الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي.
املأ العنوان وجهات الاتصال: العنوان، والرمز البريدي، والمدينة، والبلد، والهاتف، والبريد الإلكتروني.
في الأداء، حدّد عند الحاجة رمز المورد والحساب المحاسبي.
في البنك والموقع الإلكتروني، أدخل رقم الحساب البنكي (24 رقمًا): تتحقق كابس من مفتاحه وتعرض الحساب البنكي الدولي المحسوب. ويمكنك أيضًا ملء رمز البنك / سويفت والموقع الإلكتروني.
انقر على حفظ. تظهر الرسالة « تم إنشاء المورد « … ». » وتُفتح البطاقة على تبويب المشتريات.
ترفض كابس الحفظ في الحالات الآتية:
- حقل به خطأ: « بعض الحقول غير صالحة: صحّح الحقول المشار إليها باللون الأحمر. »؛
- معرّف موحد للمقاولة لا يتكون من 15 رقمًا بالضبط؛
- معرّف موحد للمقاولة مستعمل بالفعل من طرف مورد نشط آخر: « هذا المعرّف الموحد للمقاولة مستعمل بالفعل من طرف المورد … افتح بطاقته بدل إنشاء نسخة مكررة. »؛
- اسم مهني مستعمل بالفعل من طرف مورد آخر في الفرع؛
- رقم حساب بنكي مفتاحه خاطئ، أو حساب بنكي دولي غير صالح أو غير مطابق لرقم الحساب البنكي، أو رمز بنك لا يتكون من 8 أو 11 رمزًا.
إكمال شروط الشراء
بعد حفظ البطاقة، تظهر التبويبات المشتريات والتسديدات والإشعارات الدائنة. ويجمع تبويب المشتريات:
- جهات الاتصال: أضف على الأقل جهة الاتصال التي تتلقى إشعارات الأداء؛
- المستندات: الوثائق الإدارية (شهادة الوضعية الجبائية القانونية، رقم الحساب البنكي الموقّع…) مع تاريخ انتهاء صلاحيتها؛
- شروط الشراء: الأجل المتفق عليه (بالأيام)، والطريقة المفضلة، والخصم، والقيم الافتراضية للفواتير، والاقتطاع من المنبع للضريبة على القيمة المضافة. وتملأ هذه الشروط مسبقًا تاريخ الاستحقاق وطريقة الأداء في كل فاتورة جديدة.
لا يمكن أن يتجاوز أجل الأداء 120 يومًا (القانون 69-21). ويتطلب الزر حفظ الشروط صلاحية إعداد المشتريات.
الأرشفة أو إعادة التفعيل أو الحذف
افتح القائمة ⋮ الخاصة بمورد في القائمة، أو استعمل أزرار بطاقته.
- أرشفة: يُخفى المورد من القوائم والاختيارات (الفواتير، التسديدات، الطلبيات). ويُحتفظ بسجله. ويعيد المرشّح المؤرشفون إظهاره.
- إعادة التفعيل: يصبح المورد المؤرشف قابلًا للاختيار من جديد.
- حذف: ممكن فقط إذا لم تكن له أي وثيقة (فاتورة، تسديد، إشعار دائن، طلبية، مستند).
البطاقة التي تمثل عميلًا ومورّدًا في الوقت نفسه لا تُؤرشف ولا تُحذف من الموردين (إذ ستُسحب أيضًا من العملاء). تعرض كابس رسالة مع الزر فتح بطاقة العميل: قم بذلك من تلك البطاقة. ويلزم لذلك صلاحية العملاء. انظر إنشاء عميل أو استيراده.