متابعة تقدّم ملف
تبيّن لوحة قيادة الملف بنظرة واحدة أين وصلت الصفقة: ما فُوتر، وما يبقى تحصيله، وما يتطلب إجراءً.
شريط الملف
في أعلى الشاشة: رقم الملف، وحالته مفتوح أو مغلق، والعميل، والصافي للأداء، والباقي للتسديد (مع الإشارة مسدَّد عندما يُؤدّى كل شيء). وتُستعمل الأزرار على اليمين لـتحديث الكل، أو فتح التعليقات، أو الانتقال إلى وضع الصفحة عندما يكون الملف مفتوحًا في نافذة، أو العودة إلى سجل المبيعات عندما يكون مفتوحًا في صفحة كاملة.
الحالة والأولوية
تُحسب بطاقة الحالة، في أسفل لوحة القيادة، انطلاقًا من مستندات الملف.
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| جديد | لا يوجد أي مستند في الملف. |
| نشط | يوجد مستند في حالة مسودة أو مصادق عليه لكنه لم يُرسَل بعد، أو انتهى كل شيء. |
| قيد الانتظار | أُرسلت المستندات: أنت في انتظار العميل. |
| منتهٍ | الملف مغلق. |
تأخذ الأولوية القيمة عادية، أو متابعة العميل (فاتورة يجب تحصيلها، أو عرض سعر منتهي الصلاحية يجب التذكير به، أو طلبية متأخرة التسليم)، أو عاجلة (أداء متأخر). والتنبيهات في أسفل البطاقة (فواتير متأخرة، أو في انتظار الأداء، أو عروض أسعار منتهية الصلاحية، أو طلبيات متأخرة التسليم، أو مسودات قيد الإعداد) قابلة للنقر: إذ تفتح المستند الأكثر استعجالًا. ويرافق التنبيهَ جاهز للإغلاق الزرُّ إغلاق.
تعرض البطاقة أيضًا عدد عروض الأسعار والطلبيات والفواتير، والمبلغ المسدَّد، وشريط تقدّم الأداءات، وآخر نشاط.
البطاقات الأخرى
- التفاصيل: الوصف، والنشاط، والنشاط الفرعي، والوسوم، والمندوب التجاري، والتتبع (من أنشأ الملف وعدّله).
- العميل: الاسم، والنوع، والمعرّف الموحد للمقاولة أو رقم الضريبة على القيمة المضافة، والبريد الإلكتروني، والهاتف. ويفتح اسم العميل سجله.
- التسديدات: الأداءات المستلمة، مع طريقتها والمستند المسدَّد. وتطبع أيقونة التنزيل الوصل.
- الرصيد: المجموع دون احتساب الضريبة، والصافي للأداء، ومجموع المؤدى، والباقي للتسديد.
- ملاحظات داخلية: نص حر مخصص لفريقك، مع حفظ تلقائي.
- المستندات: انظر إضافة عروض أسعار وطلبيات وفواتير إلى ملف.
يتتبّع تبويب السجل كل إجراء على الملف (الإنشاء، المستندات المرتبطة، إعادة التسمية، الإغلاق…). ويعرض تبويب المعاينة ملف بي دي إف لمستند من مستندات الملف.
تسجيل تسديد من الملف
في بطاقة الإجراءات، انقر على تسديد إضافة جديد.
في نافذة « إلى ماذا تريد تخصيص عملية التحصيل هذه؟ »، اختر سطرًا من الفواتير الواجب تسديدها أو من التسبيقات الممكنة. ولا يمكن اختيار المستندات المغطاة سابقًا.
انقر على متابعة، ثم أدخل الدفعة (انظر تحصيل دفعة من عميل).
تعني الرسالة « لا يتوفر أي هدف لعملية التحصيل هذه » أن جميع فواتير الملف مسددة وأنه لا يوجد عرض سعر أو طلبية يقبلان تسبيقًا. ويتطلب الزر تسديد صلاحية تسجيل تحصيل.
الحفاظ على تحديث الملف
- التصنيف: في بطاقة التفاصيل، انقر على الأيقونة تصنيف المشروع. وتتيح نافذة تصنيف الملف تغيير الوصف والنشاط والنشاط الفرعي والوسوم. انقر على حفظ: « تم التحديث بنجاح ».
- إعادة التسمية: انقر على القلم بجانب الرقم. وفي إعادة تسمية الملف، أدخل رقم الملف أو انقر على الاقتراح باسم العميل، ثم حفظ.
- تغيير العميل: القائمة ⋮ في بطاقة العميل. ويختفي هذا الاختيار بمجرد أن يتضمن الملف عدة مستندات أو مستندًا مصادقًا عليه.
لا يمكن إعادة تسمية الملف المغلق ولا تصنيفه ولا إضافة مستندات أو تسديدات جديدة إليه: أعد فتحه أولًا (انظر إغلاق ملف أو إعادة فتحه). ويتطلب التصنيف وإعادة التسمية والملاحظات صلاحية الإنشاء والتعديل.