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Créer et gérer une fiche fournisseur

Version 2026.11 Lecture : 5 min Droit requis : Fournisseurs ; Créer et modifier

Chaque facture d'achat et chaque règlement sont rattachés à une fiche fournisseur. Créez-la une fois, avec ses identifiants et son RIB : CAPPS les réutilise ensuite à chaque saisie.

Avant de commencer

  • La page Fournisseurs s'ouvre depuis le menu latéral, avec le droit Fournisseurs.
  • Créer ou modifier une fiche demande en plus le droit Créer et modifier. Sans lui, le bouton Nouveau Fournisseur n'apparaît pas et Enregistrer reste grisé.
  • CAPPS ne propose pas d'import de fournisseurs depuis un fichier : les fiches se créent une par une. Le bouton Exporter sort la liste en Excel.

Créer un fournisseur

  1. Sur la page Fournisseurs, cliquez sur Nouveau Fournisseur.

  2. Choisissez Particulier ou Professionnel.

  3. Dans Identité légale, saisissez le Nom du Fournisseur (seul champ obligatoire, 100 caractères au plus). Pour une agence au Maroc, complétez si possible Identifiant ICE (15 chiffres), Identifiant Fiscal (IF), RC, N° Patente et N° CNSS.

  4. Renseignez Adresse et contacts : adresse, code postal, ville, pays, téléphone et e-mail.

  5. Dans Paiement, indiquez si besoin le Code Fournisseur et le Compte Comptable.

  6. Dans Banque et site web, saisissez le RIB (24 chiffres) : CAPPS contrôle sa clé et affiche l'IBAN calculé. Vous pouvez aussi renseigner BIC / SWIFT et Site Web.

  7. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Fournisseur « … » créé. » s'affiche et la fiche s'ouvre sur l'onglet Achats.

CAPPS refuse l'enregistrement dans ces cas :

  • champ en erreur : « Certains champs sont invalides : corrigez les champs signalés en rouge. » ;
  • ICE qui n'a pas exactement 15 chiffres ;
  • ICE déjà utilisé par un autre fournisseur actif : « Cet ICE est déjà utilisé par le fournisseur … Ouvrez sa fiche plutôt que de créer un doublon. » ;
  • nom professionnel déjà pris par un autre fournisseur de l'agence ;
  • RIB dont la clé est fausse, IBAN invalide ou qui ne correspond pas au RIB, BIC qui n'a pas 8 ou 11 caractères.

Compléter les conditions d'achat

Une fois la fiche enregistrée, les onglets Achats, Règlements et Avoirs apparaissent. L'onglet Achats regroupe :

  • Contacts : ajoutez au moins le contact qui Reçoit les avis de paiement ;
  • Documents : les pièces administratives (attestation de régularité fiscale, RIB signé…) avec leur date d'expiration ;
  • Conditions d'achat : Délai convenu (jours), Mode préféré, escompte, valeurs par défaut des factures et retenue à la source TVA. Ces conditions préremplissent l'échéance et le mode de paiement de chaque nouvelle facture.

Le délai de paiement ne peut pas dépasser 120 jours (loi 69-21). Le bouton Enregistrer les conditions demande le droit Paramétrer les achats.

Archiver, réactiver ou supprimer

Ouvrez le menu ⋮ d'un fournisseur dans la liste, ou utilisez les boutons de sa fiche.

  • Archiver : le fournisseur est masqué des listes et des choix (factures, règlements, commandes). Son historique est conservé. Le filtre Archivés le fait réapparaître.
  • Réactiver : le fournisseur archivé redevient sélectionnable.
  • Supprimer : possible seulement s'il n'a aucune pièce (facture, règlement, avoir, commande, document).

Une fiche à la fois client et fournisseur ne s'archive ni ne se supprime depuis les fournisseurs (elle serait aussi retirée des clients). CAPPS affiche un message avec le bouton Ouvrir la fiche client : faites-le depuis cette fiche. Il faut le droit Clients. Voir Créer ou importer un client.