Rédiger les modèles de relance
Chaque relance part par e-mail avec le texte que vous avez préparé. Vous rédigez deux modèles : un pour les relances 1 et 2, un pour la mise en demeure.
Deux modèles pour trois relances
Dans Préférences d'activité, onglet RELANCES, les relances 1 et 2 partagent le même e-mail : objet, copie, texte et pièce jointe. Une modification faite sur l'une s'applique à l'autre ; seuls le délai et l'heure leur sont propres. La Mise en demeure (relance 3) a son propre e-mail.
Rédiger un modèle
Cliquez sur Modifier la stratégie, puis sur l'étape voulue dans le Parcours.
Ouvrez Objet et copie. Saisissez l'objet : champ Objet du mail pour les relances 1 et 2, champ Titre de message Whatsapp pour la mise en demeure (c'est bien l'objet de l'e-mail).
Dans Copie conforme (CC), ajoutez si besoin des adresses à mettre en copie, séparées par des virgules.
Écrivez le texte dans l'éditeur. Insérez les variables utiles (voir ci-dessous).
Vérifiez le rendu dans Aperçu client, en Bureau ou Mobile : les variables y sont remplacées par des valeurs d'exemple.
Cliquez sur Enregistrer.
L'objet est obligatoire pour chaque modèle. Un modèle laissé vide fait échouer les relances de ce niveau : elles apparaissent dans l'onglet ENVOIS sous « Modèle de relance vide pour ce niveau ». Remplissez le modèle, puis renvoyez-les (voir Suivre les envois et traiter les échecs).
Variables disponibles
Cliquez sur Copier à côté d'une variable, puis collez-la dans l'objet ou le texte. À l'envoi, CAPPS la remplace par la valeur de la facture relancée.
| Variable | Remplacée par |
|---|---|
[NOM_CLIENT] | le nom du client |
[NUMERO_DOCUMENT] | le numéro de la facture |
[MONTANT] | le montant restant dû, suivi de la devise |
[DATE_CREATION] | la date de la facture (jj/mm/aaaa) |
[DATE_ECHEANCE] | la date d'échéance (jj/mm/aaaa) |
[LIEN_ESPACE_CLIENT] | le lien vers l'espace client |
Pièces jointes
La facture en PDF est toujours jointe : Facture PDF incluse. Pour ajouter un autre document (vos conditions générales par exemple), activez Inclure document (CGV, etc.), cliquez sur Ajouter et choisissez un fichier PDF. La croix le retire.
Si l'interrupteur est activé sans fichier choisi, il est désactivé à l'enregistrement.
Ajouter le lien vers l'espace client
Dans le cadre Espace client, activez Ajouter le lien vers l'espace client dans chaque relance (en mode modification). Ce réglage s'enregistre aussitôt. Le lien ouvre directement la facture relancée ; il y a un lien par client, valable 30 jours et renouvelé automatiquement.
Placez [LIEN_ESPACE_CLIENT] dans le texte pour choisir son emplacement ; sinon, le lien est ajouté à la fin du message.
Si le lien ne peut pas être produit pour votre agence, CAPPS l'indique sous l'interrupteur, et les relances partent sans lien.
Tester l'envoi
Enregistrez d'abord : le test utilise le modèle enregistré de l'étape sélectionnée.
Cliquez sur Tester l'envoi et confirmez « Envoyer un e-mail de test à l'adresse de rapport de l'agence ? ».
L'e-mail part à l'adresse de rapport de l'agence, avec les copies saisies et des valeurs fictives. CAPPS confirme l'envoi, ou affiche « Échec de l'envoi de l'email de test. »
Restaurer les défauts remet les délais, heures, objets et textes d'origine. Rien n'est conservé tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer.