Ouvrir CAPPS

Numéroter ses documents

Version 2026.11 Lecture : 7 min Droit requis : Paramétrage société / agence ; rôle administrateur pour modifier

Chaque type de document a sa propre série de numéros. Vous réglez le préfixe et le format dans le Paramétrage de société, onglet Paramètres, et le premier numéro avec l'Assistant de numérotation. Le numéro définitif est attribué à la validation du document.

Choisir le préfixe et le format

  1. Ouvrez Paramétrage de société, onglet Paramètres, puis passez en mode édition.

  2. Dans Nomenclature documents, pour chaque type (Facture, Devis, Commande, Bon de livraison, Avoir, Reçu, Dossier), saisissez le Préfixe.

  3. Choisissez le format : Pattern Temporel (ex. FAC-202501-001), Pattern Annuel Simplifié (ex. FAC-2025-0001) ou Personnalisé. Le prochain numéro se met à jour pendant que vous modifiez.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Avec un format qui contient l'année (annuel, temporel, ou modèle personnalisé avec l'année), la série repart à 1 chaque nouvelle année.

Le préfixe est obligatoire, limité à 20 caractères : lettres sans accent, chiffres, « - » et « _ » uniquement. Laissé vide, CAPPS utilise un préfixe par défaut (FAC, DEVIS, CMD, BL, AV, RECU, DOS) et l'indique : Préfixe utilisé en attendant :.

Modèle personnalisé

Composez le Modèle (pattern) avec les boutons : {PREFIX} (préfixe), {YYYY} ou {YY} (année), {MM} (mois), {DD} (jour), {AGENCY_CODE} (code agence), {SEQ:4} ou {SEQ:6} (compteur sur 4 ou 6 chiffres). L'Aperçu : montre le résultat ; l'icône Réinitialiser au modèle par défaut rétablit {PREFIX}-{YYYY}{MM}-{SEQ:4}.

Un modèle sans compteur est refusé, car les numéros ne seraient plus uniques : Le modèle personnalisé "Facture" doit contenir un jeton de séquence (ex: {SEQ:4}). Le compteur doit compter de 1 à 10 chiffres.

Suivre les prochains numéros

Le bloc Numérotation — prochains numéros liste Facture, Avoir, Devis et Commande avec le Préfixe, le Prochain numéro complet et l'État : Modifiable (initialisation), Verrouillé depuis le (factures et avoirs) ou Modifiable avec audit (devis et commandes). Le bouton Historique des changements retrace chaque modification.

Fixer le premier numéro avec l'assistant

  1. Cliquez sur Assistant de numérotation (proposé automatiquement une fois aux administrateurs).

  2. Point de départ : pour chaque type, choisissez Je reprends depuis un ancien logiciel et saisissez le Dernier numéro utilisé (ex. FAC-2027-05420 : CAPPS continuera à 5421), ou Je démarre une nouvelle numérotation et saisissez le Premier numéro CAPPS.

  3. Aperçu et contrôles : vérifiez les numéros et corrigez les erreurs signalées.

  4. Récapitulatif et confirmation : cochez la case de vérification, saisissez CONFIRMER, puis cliquez sur Enregistrer la numérotation.

Après la première facture validée

Dès la première facture validée, la série des factures est verrouillée : son préfixe, son format et son prochain numéro ne se modifient plus. Il en va de même pour les avoirs dès le premier avoir validé. Seul un utilisateur qui a reçu du propriétaire le droit Reprise d'historique (numérotation) peut encore la corriger, avec le bouton Reprise d'historique : motif obligatoire (10 à 500 caractères), confirmation CONFIRMER, et trace au journal d'audit.

Les devis et les commandes ne se verrouillent pas : une fois la série utilisée, Modifier reste possible, avec un Motif obligatoire. Les boutons Modifier et Reprise d'historique n'apparaissent qu'en mode édition.

Messages de refus

  • Le prochain numéro ne peut pas être inférieur à… : un numéro plus élevé est déjà attribué ; CAPPS ne revient jamais en arrière.
  • … ne tient pas dans la largeur du compteur … : élargissez le compteur {SEQ:n} du modèle.
  • Année … : seules l'année en cours et la suivante peuvent être préparées.
  • Dernier numéro de l'ancien logiciel illisible : il doit se terminer par un nombre (ex. FAC-2027-05420).