Gérer les comptes bancaires et caisses de l’agence
Chaque agence déclare ses comptes bancaires et ses caisses. Ces comptes sont proposés à l’import des relevés bancaires et utilisés par l’export comptable.
Où trouver les comptes
Ouvrez le menu Gouvernance comptable, puis l’onglet Comptes de trésorerie. La liste affiche, pour chaque compte : Type, Compte, Sous-compte, Journal, Devise, Défaut, Solde théorique et Statut (Actif, Inactif ou Clôturé).
Vous pouvez filtrer par Type (Banque ou Caisse), Devise et Statut, ou rechercher par libellé, banque ou sous-compte. Le solde théorique s’entend hors chèques en portefeuille.
Sans le droit comptable « Paramétrage comptable », la liste est en consultation seule : la création et la modification sont réservées aux utilisateurs qui ont ce droit.
Étapes : créer un compte bancaire
Cliquez sur Nouveau compte (ou Ajouter un compte bancaire si l’agence n’a encore aucun compte).
Dans l’onglet Général, choisissez le type Banque, saisissez le Libellé, choisissez la Banque (ou Autre puis le Nom de la banque), et si besoin l’Agence bancaire et la Devise.
Cochez Compte par défaut pour cette devise si ce compte doit être proposé en premier. CAPPS indique alors quel compte il remplace comme compte par défaut.
Dans l’onglet Coordonnées, saisissez le RIB (24 chiffres) ou l’IBAN, et le BIC / SWIFT. Le bouton Remplir depuis les coordonnées de l’agence reprend les coordonnées bancaires des paramètres de l’agence.
Dans l’onglet Comptabilité, saisissez le Sous-compte comptable et le Code journal. Le Solde d’ouverture et sa date sont facultatifs (reprise, sans écriture).
Cliquez sur Enregistrer.
Pour une caisse, choisissez le type Caisse (ou Ajouter une caisse) : il n’y a pas d’onglet Coordonnées. Le type ne peut plus être modifié après la création.
CAPPS refuse l’enregistrement tant qu’un contrôle échoue, et affiche le message sous le champ concerné. Les principaux :
- « Indiquez le RIB (24 chiffres) ou l’IBAN du compte. » pour un compte bancaire ;
- « Clé RIB incorrecte » ou « IBAN incorrect (contrôle modulo 97) » : vérifiez le numéro auprès de votre banque ;
- le sous-compte comptable doit compter 4 à 10 chiffres et commencer par le préfixe de votre plan comptable (5141 au CGNC) ;
- le code journal (1 à 6 lettres ou chiffres) et le sous-compte ne peuvent pas être déjà utilisés par un autre compte de l’agence ;
- le BIC est obligatoire pour un compte dans une devise différente de celle de l’agence.
Modifier, inactiver ou clôturer
Cliquez sur une ligne ou sur Modifier pour ouvrir la fiche. L’onglet Historique montre les mouvements du compte, les Relevés rattachés et le Journal d’audit. Dès qu’un mouvement existe, la devise n’est plus modifiable.
Le bouton Autres actions (⋯) de la fiche propose :
- Inactiver / Réactiver : un compte inactif n’est plus proposé et perd son statut de compte par défaut ;
- Clôturer le compte… : choisissez la Date de clôture, consultez les Contrôles, saisissez un Motif (5 caractères au moins) puis cliquez sur Clôturer le compte. Un compte clôturé passe en lecture seule ;
- Supprimer : seulement pour un compte sans mouvement, relevé ni remise.
La clôture est refusée tant qu’un contrôle est bloquant : le compte doit d’abord être inactivé, son solde théorique doit être nul, aucune remise ne doit être en cours, aucune ligne de relevé ne doit rester à rapprocher, tous les mouvements du compte doivent être exportés en comptabilité, aucun mouvement ne doit être daté après la date de clôture et la période doit être ouverte. La fenêtre de clôture affiche chaque contrôle et son résultat. Une suppression impossible est expliquée par CAPPS : inactivez ou clôturez alors le compte.
Relevés importés sans compte
Si des relevés ont été importés sans compte (affichés « — »), un encadré le signale. Lorsque l’agence a un seul compte bancaire actif, cliquez sur Rattacher les relevés existants, puis sur Confirmer le rattachement. L’opération est tracée au journal d’audit.
Pour importer un relevé sur un compte, voir Importer un relevé bancaire.