Ajouter des devis, commandes et factures à un dossier
Tous les documents d'une affaire peuvent être réunis dans son dossier. Vous pouvez créer un document depuis le dossier, ou attacher au dossier un document qui existe déjà.
Créer un document depuis le dossier
Ouvrez le dossier (dans le Registre des Ventes, type Dossier, action Tableau de bord ou Ouvrir board).
Dans l'onglet Tableau de bord, carte Actions, cliquez sur Devis, Commande ou Facture.
L'éditeur du document s'ouvre, déjà lié au dossier. Remplissez-le comme d'habitude (voir Créer un devis ou une facture).
Revenez au dossier : le document apparaît dans le tableau Documents.
Les boutons Devis, Commande et Facture sont grisés si le dossier est clôturé, ou si le client est désactivé (infobulle « Client désactivé : réactivez-le pour créer un nouveau document »). Réouvrez le dossier ou réactivez le client depuis sa fiche.
Attacher un document existant
Ouvrez le Tableau de bord du devis, de la commande ou de la facture.
Dans les actions, cliquez sur Attacher Au Dossier. Si le document est déjà dans un dossier, ouvrez le menu ⋯ et choisissez Attacher à un autre dossier.
Dans la fenêtre Attacher à un dossier, retrouvez le dossier avec Rechercher un dossier... (numéro ou nom), puis cliquez dessus.
Cliquez sur Attacher, puis confirmez.
Le message « Document attaché au dossier avec succès » s'affiche. Le tableau de bord du document affiche alors le bouton Dossier Lié, qui ouvre le dossier.
Dossiers proposés
- Seuls les dossiers du même client et de la même agence sont listés.
- Un dossier clôturé n'est pas proposé.
- Un dossier auquel le document est déjà rattaché porte le badge Déjà lié.
- Un même document peut être attaché à plusieurs dossiers du même client.
Ce que CAPPS refuse
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Aucun dossier trouvé pour ce client. » | Créez d'abord un dossier pour ce client, ou réouvrez son dossier clôturé. |
| « Ce document n'a pas de client associé. Veuillez d'abord renseigner le client. » | Choisissez le client dans le document, puis recommencez. |
| « Impossible d'attacher : le dossier sélectionné n'appartient pas au même client que le document. » | Choisissez un dossier de ce client. |
| « Ce document est déjà rattaché à ce dossier. » | Rien à faire : le document est déjà dans ce dossier. |
Les boutons Devis, Commande, Facture et Attacher demandent le droit Créer et modifier. En Consultation seule, ils n'apparaissent pas.
Consulter les documents du dossier
Le tableau Documents du dossier affiche pour chaque document son type, son Statut et son Montant (avec ce qui reste dû pour une facture validée). Cliquez sur une ligne pour ouvrir le document ; avec le droit Créer et modifier, un brouillon s'ouvre directement en modification. Le menu ⋮ propose Visualiser, Télécharger PDF, Imprimer, Ouvrir la gestion détaillée et Copier le numéro.