Enregistrer un règlement fournisseur
Un règlement enregistre l'argent versé à un fournisseur et le répartit sur ses factures. Il peut solder plusieurs factures à la fois, en régler une partie seulement, ou constituer une avance.
Avant de commencer
- Il faut le droit Régler les fournisseurs. Sans lui, les boutons de règlement sont grisés.
- Les factures à payer doivent être saisies. Voir Saisir une facture fournisseur.
Vous ouvrez la fenêtre Enregistrer un règlement depuis la page Achats (bouton Achats de la page Fournisseurs), depuis Règlements fournisseur avec Nouveau règlement, ou depuis la fenêtre d'une facture enregistrée. Dans ce dernier cas, le fournisseur et la facture sont déjà choisis.
Enregistrer le règlement
Fournisseur : choisissez le fournisseur à régler, puis cliquez sur Continuer.
Factures : cochez les factures à payer et ajustez le montant de chacune. Solder la facture reprend tout son reste. Pour un paiement groupé, saisissez le Montant global à répartir et cliquez sur Répartir (plus ancienne d'abord). Un éventuel Reliquat non imputé peut être gardé avec Garder en avance.
Pour payer sans facture, saisissez une Avance au fournisseur (montant non imputé). Elle pourra être affectée plus tard à des factures.
Mode de paiement : choisissez Virement, Chèque, Effet, Espèces, Carte, Prélèvement ou Compensation. CAPPS propose le mode prévu sur les factures ou le mode préféré du fournisseur.
Renseignez la Date du règlement et les champs du mode : N° du chèque pour un chèque ; Référence de l'effet et Échéance de l'effet pour un effet ; Référence du virement et Banque pour un virement. Ajoutez si besoin un Libellé, des Notes internes et une Pièce jointe (facultative) (PDF, PNG ou JPEG, 10 Mo).
Récapitulatif : vérifiez pour chaque facture le reste avant, la part réglée, la retenue TVA, l'escompte et le reste après. Le Total décaissé est le montant qui sort réellement de votre compte.
Cliquez sur Enregistrer le règlement. Le message « Règlement enregistré » indique son numéro et son montant.
Si le fournisseur est soumis à la retenue à la source TVA, CAPPS la calcule et la déduit du montant décaissé. Un escompte prévu dans ses conditions d'achat est proposé avec la case Escompte, seulement si le règlement solde la facture dans le délai d'escompte prévu (Si payé sous (jours)).
CAPPS refuse le règlement dans ces cas :
- aucune facture cochée et aucune avance : « Choisissez au moins une facture à régler ou saisissez une avance. » ;
- montant nul, ou supérieur au reste à payer de la facture ;
- « La facture … n'est pas encore validée pour le paiement. » : elle doit d'abord être approuvée ;
- facture archivée (désarchivez-la d'abord) ou dans une autre devise ;
- chèque sans numéro, effet sans référence ou sans échéance, échéance de l'effet avant la date du règlement ;
- date future pour un autre mode que le chèque ou l'effet, seuls modes qui peuvent être post-datés ;
- compensation pour un fournisseur qui n'est pas aussi client.
Annuler ou désimputer un règlement
Ouvrez Achats › Règlements fournisseur (ou l'onglet Règlements de la fiche fournisseur), puis cliquez sur le règlement pour afficher son détail.
- Annuler le règlement : un motif est obligatoire. Les factures imputées redeviennent à payer et les retenues sont annulées. L'opération est tracée et le règlement passe au statut Annulé.
- Désimputer une facture : la part réglée redevient une avance disponible et la facture redevient à payer.
- Affecter l'avance : répartit une avance disponible sur des factures ouvertes.
- Pour un effet, la liste Statut de l'effet passe de En portefeuille à Payé.
Un règlement dont la retenue à la source TVA a déjà été déclarée ne peut plus être annulé ni désimputé.