Personnaliser l'e-mail envoyé avec vos documents
Le modèle Email manuel pré-remplit la fenêtre d'envoi de vos documents : objet, copie et message. Vous le rédigez une fois ; CAPPS remplace les variables par les informations du document au moment de l'envoi.
Ouvrir le modèle
Dans le menu latéral, cliquez sur Préférences d'activité, puis sur l'onglet EMAILS & ENVOIS.
Dans Canaux d'envoi, choisissez Email manuel.
Cliquez sur Modifier le modèle. La barre Modification en cours apparaît en bas de l'écran.
Rédiger l'objet, la copie et le message
- Objet du mail : obligatoire. Par défaut « Facture n° [NUMERO_DOCUMENT] ».
- Copie conforme (CC) : une ou plusieurs adresses qui recevront une copie, par exemple votre comptable. Séparez les adresses par des virgules.
- Le message : rédigez-le dans l'éditeur, avec la mise en forme de votre choix.
Pour insérer une information du document, cliquez sur Copier à côté de la variable, puis collez-la dans l'objet ou le texte :
| Variable | Remplacée par |
|---|---|
[NOM_CLIENT] | Le nom du client |
[NUMERO_DOCUMENT] | Le numéro du document |
[MONTANT] | Le montant du document, avec sa devise |
[DATE_CREATION] | La date du document |
[DATE_ECHEANCE] | La date d'échéance |
Écrivez les variables exactement comme ci-dessus, crochets et majuscules compris : sinon elles restent telles quelles dans l'e-mail. Le panneau Prévisualisation client montre le rendu avec des valeurs d'exemple, en Bureau ou en Mobile.
Signature et bloc de contact
Il n'existe pas de champ « signature » séparé : votre formule de politesse et vos coordonnées font partie du message. Le modèle par défaut se termine par un bloc « Une question concernant ce document ? » qui affiche un numéro d'exemple, 01 02 03 04 05.
Remplacez ce numéro d'exemple par le vôtre avant votre premier envoi : sinon vos clients le recevront tel quel.
Pièces jointes
- Facture PDF incluse : le PDF du document est toujours joint, aucune action requise.
- Inclure document (CGV, etc.) : activez l'option, puis cliquez sur Upload pour choisir un fichier PDF (vos conditions générales de vente, par exemple). Il sera ajouté aux pièces jointes de la fenêtre d'envoi.
Si l'option est activée sans fichier choisi, elle est désactivée à l'enregistrement.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Le message Paramètres enregistrés avec succès confirme l'enregistrement.
Envoyez-vous un essai avec Tester l'envoi (voir Tester la configuration des e-mails).
Un objet vide bloque l'enregistrement : Veuillez vérifier les champs obligatoires. Pour repartir du modèle d'origine, cliquez sur Restaurer défauts (Modifications réinitialisées par défaut.), puis enregistrez.
Si l'envoi automatique est synchronisé avec l'e-mail manuel, il reprend aussi ce nouveau modèle : voir Envoyer automatiquement les documents validés. Pour envoyer un document, voir Prévisualiser, imprimer et envoyer un document : vous pouvez encore modifier le message et les adresses avant chaque envoi.