Importer ou exporter le catalogue
Pour reprendre un catalogue existant ou mettre à jour vos prix en masse, importez un fichier au lieu de saisir les fiches une par une. L'export fait le chemin inverse.
Avant de commencer
- L'import demande les droits Import Excel des articles et Créer et modifier ; l'export demande Export Excel des articles.
- Si vous avez les deux droits, Exporter et Importer se trouvent dans le menu Plus d'actions (touches E et I menu ouvert). Avec un seul droit, le bouton apparaît directement dans la barre.
Préparer le fichier
Le modèle contient une ligne d'en-tête et deux exemples (un article, un service). Les colonnes sont reconnues par leur nom :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Code | Obligatoire ; sert à reconnaître un élément déjà présent |
| Designation | Obligatoire |
| Description | Facultatif |
| Type | « Service » (ou « srv », « 2 ») pour un service ; toute autre valeur donne un produit |
| PrixVenteHT, TauxTVA | Nombres avec un point décimal (par exemple 12.5) |
| GereStock, IsActive | true, oui, yes ou 1 pour oui ; IsActive vide = actif |
| StockActuel | Facultatif ; la colonne StockMin n'est pas reprise : réglez le Min sur la fiche |
| UniteVente | Par exemple Unité ou Heure |
En CSV, le séparateur peut être le point-virgule ou la virgule. Pour un fichier Excel, CAPPS lit la première feuille.
Importer
Sur Produits et Services, cliquez sur Importer. La fenêtre Importer Articles & Services s'ouvre.
Si besoin, cliquez sur Télécharger le modèle CSV et remplissez-le.
Glissez votre fichier dans la fenêtre ou cliquez sur Parcourir. Formats acceptés : .csv et .xlsx. Un ancien fichier .xls doit d'abord être enregistré au format .xlsx depuis votre tableur.
Cliquez sur Analyser le fichier. L'aperçu donne le nombre de lignes valides, invalides et sélectionnées. La colonne Statut indique Création, Mise à jour (code déjà présent dans l'agence) ou Erreur avec le motif.
Décochez les lignes à écarter, puis cliquez sur Importer. Le bilan affiche les éléments créés, mis à jour et échoués, avec le détail des lignes en échec. Cliquez sur Fermer : la liste se recharge.
Une ligne passe en Erreur, et ne peut pas être cochée, dans ces cas : « Code manquant. », « Désignation manquante. », « Prix de vente HT invalide. », « Taux TVA invalide (0-100). », taux hors de la liste de la société, « Code dupliqué dans le fichier », ou valeur lue comme une formule de tableur. Corrigez le fichier, puis revenez au début avec Retour.
Une ligne en Mise à jour remplace sur la fiche existante la désignation, la description, le type, le prix de vente HT, le taux de TVA, la gestion du stock, l'unité de vente et l'état actif ; le stock actuel n'est remplacé que s'il est renseigné. Le rapprochement se fait sur le code, sans tenir compte des majuscules.
Exporter
Posez les filtres voulus (type, état, recherche) : l'export reprend le catalogue tel qu'il est filtré.
Cliquez sur Exporter. Dans Configurer l'export Excel — Produits & Services, cochez les colonnes (Tout sélectionner), réordonnez-les et donnez-leur un Code Excel (Auto-codes les génère).
Cliquez sur Exporter : CAPPS prépare un fichier Excel et le télécharge.