Suivre l'historique des envois de rapports
L'onglet Historique des envois de l'écran Rapports liste les rapports envoyés, planifiés ou manuels. Vous y retrouvez les fichiers, l'état de chaque envoi et les actions pour corriger un échec.
Consulter l'historique
Dans Préférences d'activité, onglet RAPPORTS, cliquez sur Historique des envois. Une pastille indique le nombre d'échecs du mois.
Filtrez si besoin : recherche (Rapport, destinataire…), Mois d'envoi, Tous les statuts, Tous les rapports.
Lisez les colonnes Envoi (date et heure), Rapport (formats et commercial éventuel), Période, Destinataires, Statut et Actions. Un envoi fait à la main porte l'étiquette MANUEL, un renvoi RENVOI.
Utilisez Précédent et Suivant pour changer de page.
Les statuts d'un envoi
| Statut | Signification |
|---|---|
| Généré | Rapport produit, pas encore envoyé. |
| En attente / En cours | L'envoi se prépare ou part. |
| Envoyé | Reçu par tous les destinataires. |
| Envoi partiel | Au moins un destinataire n'a pas reçu le rapport. |
| Échec | L'envoi a échoué ; un nouvel essai est prévu. |
| Échec définitif | Trois essais ont échoué ; l'administrateur est alerté par e-mail. |
Pour un envoi planifié, CAPPS refait un essai 15 minutes puis 30 minutes après l'échec. Le bandeau en haut de la liste rappelle le dernier échec, sa raison, l'heure du Nouvel essai automatique à et, le cas échéant, L'administrateur a été prévenu.
Télécharger, renvoyer ou réessayer
- Télécharger PDF et Télécharger Excel (icônes de la colonne Actions) récupèrent le fichier tel qu'il a été envoyé.
- Réessayer (ou Réessayer maintenant dans le bandeau) relance un envoi en Envoi partiel, Échec ou Échec définitif, seulement vers les destinataires qui ne l'ont pas reçu. Le message Nouvel essai effectué : rapport envoyé. confirme la réussite.
- Renvoyer (ou Envoyer pour un rapport au statut Généré) envoie de nouveau les mêmes fichiers, sans les produire à nouveau.
Cliquez sur Renvoyer sur la ligne.
Dans Renvoyer à, saisissez les adresses, ou laissez vide pour reprendre les mêmes destinataires.
Cliquez sur Envoyer. Le message Rapport renvoyé. s'affiche.
Conservation et refus
Les fichiers sont conservés 12 mois. Au-delà, la ligne affiche Expiré (Fichiers expirés (conservés 12 mois).) : le téléchargement et le renvoi ne sont plus possibles. Générez de nouveau le rapport si besoin (voir Générer un rapport à la demande).
CAPPS refuse aussi un renvoi vers plus de 10 adresses (Trop de destinataires : 10 au plus pour un envoi immédiat.) et une action sur un envoi qui part déjà (Envoi déjà en cours.). Les boutons Renvoyer et Réessayer demandent le droit Créer et modifier.
L'historique sert d'archive : un rapport de fin de mois reçu par e-mail y reste téléchargeable pendant un an.