Générer un rapport à la demande
Le bouton Générer maintenant produit un rapport du catalogue à l'instant, sans attendre son envoi planifié. Vous voyez l'aperçu PDF avant de le télécharger ou de l'envoyer.
Générer et télécharger un rapport
Ouvrez Préférences d'activité, onglet RAPPORTS (voir Découvrir le catalogue des rapports).
Sur la ligne du rapport, cliquez sur Générer maintenant. La fenêtre s'ouvre et prépare aussitôt un aperçu (Génération du rapport…).
Choisissez la Période : Mois courant, Mois précédent, Trimestre courant, Trimestre précédent ou Personnalisée (dates Du et Au). Pour un rapport à date d'arrêté, le bloc s'appelle Date d'arrêté : Aujourd'hui, Fin du mois précédent, Fin du trimestre précédent ou Autre date.
Dans Périmètre, gardez Toute l'agence ou choisissez un commercial, si le rapport le permet.
Dans Format, cochez PDF (mise en page agence) et, si le rapport en propose un, Excel (tableau .xlsx).
Complétez les Paramètres propres au rapport, s'il y en a.
Si vous avez changé un réglage, l'aperçu affiche Réglages modifiés : actualisez l'aperçu : cliquez sur Actualiser l'aperçu. Quand il est à jour, la mention Aperçu prêt s'affiche avec la période et le nombre de pages.
Cliquez sur Télécharger PDF ou Télécharger Excel.
Le rapport reprend l'en-tête et le pied de page du modèle de document actif de l'agence. Les avertissements du rapport (par exemple une donnée manquante) s'affichent sous les réglages. Un simple aperçu ou un téléchargement n'est pas inscrit à l'historique des envois.
Envoyer le rapport par e-mail
Dans Destinataires, saisissez une ou plusieurs adresses séparées par « ; ». Laissez le champ vide pour utiliser le destinataire global des rapports.
Cliquez sur Envoyer aux destinataires (le nombre de destinataires est indiqué entre parenthèses).
Le message Rapport envoyé. confirme l'envoi, qui apparaît dans l'onglet Historique des envois.
Si l'envoi échoue, CAPPS affiche la raison et le bouton devient Réessayer l'envoi : un nouveau clic renvoie le même rapport, sans le produire à nouveau.
Ce que CAPPS refuse
| Message | Que faire |
|---|---|
| Dates obligatoires pour une période personnalisée. | Renseignez les deux dates. |
| La période ne peut pas être dans le futur. | Choisissez une date de fin au plus tard aujourd'hui. |
| La date de début doit précéder la date de fin. | Inversez ou corrigez les dates. |
| Période limitée à 366 jours. | Réduisez la période. |
| Choisissez au moins un format. | Cochez PDF ou Excel. |
| Aucun destinataire : renseignez une adresse ou le destinataire global des rapports. | Saisissez une adresse, ou renseignez le destinataire global de l'écran Rapports. |
| Trop de destinataires : 10 au plus pour un envoi immédiat. | Réduisez la liste, ou programmez l'envoi. |
| Rapport trop volumineux : réduisez la période ou choisissez un seul format. | Le fichier dépasse 20 Mo : raccourcissez la période ou ne gardez qu'un format. |
Sans le droit Créer et modifier, vous pouvez générer, prévisualiser et télécharger un rapport, mais le bouton d'envoi n'apparaît pas. Un utilisateur limité à ses propres clients ne génère que son périmètre.