Programmer l'envoi des rapports par e-mail
Un rapport activé part tout seul par e-mail selon le planning que vous fixez. Le message contient un court résumé et le rapport en pièce jointe, en PDF et, si vous le souhaitez, en Excel.
Renseigner le destinataire global
En haut de l'écran Rapports, le bloc Destinataire global des rapports sert à tout rapport sans destinataire propre. Saisissez l'adresse dans Adresse email de réception commune. Une adresse mal formée affiche Veuillez saisir une adresse email valide.
Programmer un rapport
Dans l'onglet Catalogue et planification, repérez le rapport et basculez son interrupteur (colonne Envoi) sur Actif. La mention Rapport activé confirme le changement.
Choisissez la Fréquence : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Trimestriel (seules les fréquences permises pour ce rapport sont proposées).
Précisez le jour : un jour de la semaine en hebdomadaire ; « le » 1 à 28 en mensuel ; en trimestriel, le jour du 1er mois du trimestre suivant.
Réglez l'Heure d'envoi. Elle s'entend à l'heure de l'agence.
Choisissez les Destinataires : cliquez sur ⋮ (Réglages du rapport) et saisissez les adresses séparées par « ; ». Laissez vide pour utiliser le Destinataire global.
Si le rapport le permet, cliquez sur Chaque commercial : chaque commercial actif de l'agence reçoit son propre rapport, limité à ses clients et à ses documents. Le Périmètre Par commercial limite de même le contenu.
Dans Formats envoyés, cochez PDF, Excel ou les deux (pour les rapports qui ont un Excel), et complétez les réglages propres au rapport.
Une barre indique le nombre de modification(s) non enregistrée(s). Cliquez sur Enregistrer (ou Annuler pour revenir en arrière). Le message Planification des rapports enregistrée. s'affiche.
Quelle période est envoyée ?
| Fréquence | Période du rapport |
|---|---|
| Quotidien | La veille |
| Hebdomadaire | Les 7 jours précédents |
| Mensuel | Le mois précédent |
| Trimestriel | Le trimestre précédent |
Les rapports à date d'arrêté (brief du matin, balance âgée clients, prévision de trésorerie) sont arrêtés au jour de l'envoi.
Langue des rapports
Les PDF, les fichiers Excel et les e-mails de rapports suivent la Langue des documents de l'agence : Français ou English. Ce réglage se trouve dans Paramétrage de société, onglet Paramètres (voir Paramétrer sa société et son agence). Le catalogue affiché à l'écran et les textes saisis par vos utilisateurs restent en français.
Limites et refus
À l'enregistrement, CAPPS refuse une ligne dont l'adresse est mal formée (adresse email invalide), dont l'heure est incorrecte (heure invalide) ou dont un montant n'est pas un nombre (paramètre invalide) : le nom du rapport précède le message. Corrigez la ligne puis enregistrez à nouveau.
Si un envoi planifié est en train de partir, CAPPS affiche Un envoi planifié est en cours de préparation : réessayez dans un instant. Patientez quelques instants avant d'enregistrer.
Sans le droit Paramétrage société / agence, l'écran affiche Planification en lecture seule : vous pouvez encore générer et envoyer un rapport, mais pas modifier le planning. Sans Créer et modifier, il affiche Consultation seule.
Suivez ensuite les envois dans Suivre l'historique des envois de rapports.